201908.04
Кадрові документів для ФОП

Якщо Ви зареєстровані як фізична особа-підприємець та плануєте використовувати найману працю, то потрібно переконатись, що Ви маєте всю необхідну кадрову документацію, оформлену належним чином, адже відповідно до ч. 1 ст. 3 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) вимоги трудового законодавства поширюються і на трудові відносини осіб, які працюють за трудовим договором з фізичними особами (далі – ФОП). Таким чином, за невиконання вимог законодавства про працю, Вас може бути оштрафовано на підставі ст. 265 КЗпП.
Варто відзначити, що відповідно до ст. 7 КЗпП особливості регулювання праці осіб, які працюють у фізичних осіб за трудовими договорами, встановлюються законодавством. Таким чином, вимоги у сфері трудового законодавства для ФОП мають певні особливості, забігаючи наперед, такі вимоги є дещо спрощеними.
Законодавчо затвердженого переліку кадрових документів, які повинен вести ФОП, немає, проте, з аналізу роз’яснень Міністерства соціальної політики, які містяться у листі від 21.11.2016 № 5907/0/10/-16/06, а також низки нормативно-правових актів, наші юристи склали наступний список.

1. Трудовий договір
У пункті 6 частини 1 статті 24 КЗпП закріплено обов’язок укладення письмово трудового договору між працівником та ФОП.
Форма трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю затверджена Наказом Міністерства праці та соціальної політики України 08.06.2001 № 260. Однак, Закон не обмежує використання власної форми, оскільки форма затверджена Наказом Міністерства праці та соціальної політики України 08.06.2001 № 260 є такою, що суперечить вимогам законодавства.

2. Правила внутрішнього трудового розпорядку
Відповідно до п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП, при укладенні трудового договору з фізичною особою додержання письмової форми є обов’язковим, а п. 2 ч. 1 ст. 29 КЗпП покладає на роботодавця, тобто і на ФОП, обов’язок до початку роботи за укладеним трудовим договором ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку.
Тому підприємцю перед укладенням трудових договорів із працівниками необхідно розробити та належним чином затвердити правила внутрішнього трудового розпорядку.

3. Посадова інструкція
Згідно з п. 1 ч. 1 ст. 29 КЗпП роботодавець зобов’язаний роз’яснити працівникові його права та обов’язки. Найкращим способом повідомлення працівника про обсяг прав та обов’язків ми вважаємо посадову інструкцію. Наявність у підприємця такої інструкції та відмітки про ознайомлення працівника зніме принаймні одне питання під час проведення інспекційного відвідування або невиїзного інспектування інспектором Держпраці.

4. Трудова книжка
Відповідно до п. 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 р. № 58 (далі – Інструкція № 58) на працівників, які працюють у фізичної особи понад п’ять днів, повинна бути заведена трудова книжка.
Проте, на відміну від підприємств/установ/ організацій, трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у ФОП зберігаються безпосередньо у працівників. Запис до трудової книжки про прийняття на роботу та звільнення з неї здійснює особисто ФОП.
Ми радимо робити копії відповідних сторінок трудової книжки задля уникнення штрафних санкцій під час проведення заходів державного контролю з питань дотримання трудового законодавства.

5. Наказ про прийняття на роботу
Згідно з ч. 4 ст. 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
Типова форма № П-1, затверджена Наказом Держкомстату України 05.12.2008 року № 489, може бути використана фізичною особою-підприємцем та визнається належною контролюючими органами.
Наказ про прийняття на роботу видається на підставі заяви працівника про прийняття на роботу, про що указується у відповідній графі такого Наказу.

6. Графік відпусток
Відповідно до ст. 2 Закону України «Про відпустки» право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи.
Форму графіка відпусток законодавчо не встановлено, тобто він складається в довільній формі. Це підтверджує й Мінсоцполітики в листі від 29.07.15 р. № 191/10/136-15 (далі – Лист № 191). Спеціалісти міністерства зауважують, що навіть якщо у роботодавця за трудовим договором працює всього три особи, графік відпусток повинен складатися.
Наявність графіка дає можливість роботодавцю своєчасно письмово попередити працівника про дату початку відпустки, підготувати відповідні розпорядчі документи, виплатити працівнику заробітну плату за час відпустки і, врешті-решт, відправити у відпустку працівника, що з якихось причин відмовляється використати право на відпочинок.

7. Штатний розпис
У Листі Міністерства соціальної політики від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06 «Щодо кадрової документації при застосуванні найманої праці» рекомендується складати штатний розпис, оскільки наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці.
ФОП самостійно вирішує питання стосовно порядку введення до штатного розпису назв посад (професій), які будуть застосовуватися у разі виробничої необхідності.
У штатному розписі доцільно встановити фіксований розмір посадового окладу.

Тобто, не зважаючи на спрощені вимоги до ведення кадрової документації для фізичних осіб-підприємців, які використовують найману працю, перелік таких документів все ще залишається досить об’ємним, а відсутність хоча б одного з них може призвести до застосування штрафних санкцій з боку контролюючих органів за недотримання вимог трудового законодавства.

2318 Просмотров